Pour qu’une réunion de travail soit efficace, il est important d’anticiper et de bien organiser son déroulement. Cela permet aux participants et au responsable de la réunion de définir des objectifs et de les atteindre.
Définir le cadre et le matériel nécessaire
Une réunion exige avant tout un endroit clair et avenant, offrant suffisamment d’espace pour encourager la communication. Par exemple, il est possible de se tourner vers la location de salle de réunion à Lyon ou dans une autre ville, si les locaux disponibles ne permettent pas de mener à bien des réunions. Les centres d’affaires de Lyon, comme bien d’autres lieux, mettent en effet à disposition tout un équipement technique permettant d’illustrer le contenu des séances : rétroprojecteur pour une présentation, tableau pour apporter des précisions ou effectuer un brainstorming… Si le matériel est présent, il faut néanmoins vérifier son bon fonctionnement pour ne pas perdre de temps.
Tenir l’ordre du jour
La régularité n’est pas une obligation dans la mise en place de réunions (nul besoin qu’elles soient hebdomadaires). En revanche, la nécessité fait loi. Définir les enjeux pour conduire une nouvelle stratégie, résoudre un problème ou évoquer des opportunités sur des marchés porteurs… Les sujets se révèlent nombreux et variés. Aussi, il est important d’établir un ordre du jour pour éviter de s’écarter de l’objet principal. Il suffit, pour cela, de se montrer simple et concis pour faciliter les échanges. Cela permet en outre de mieux évaluer la durée approximative de la rencontre pour informer ou faire part des objectifs à atteindre. Une réunion efficace, c’est donc avant tout une bonne gestion du temps.
Des compétences à valoriser
Autre point à ne pas négliger pour que tout se déroule au mieux : les personnes qui y assistent. Une sélection permettra de dynamiser la réunion par des dialogues intéressés et pertinents. Exception faite des rencontres visant à exposer des informations générales, le nombre de participants doit se limiter à dix pour garantir une maîtrise parfaite des échanges. Il est par ailleurs possible de fournir des éléments avant la réunion. Ainsi, aucun intervenant ne sera lésé par la méconnaissance de renseignements cruciaux, relatifs à l’ordre du jour. Un mail, une synthèse ou un récapitulatif de précédentes entrevues assurera l’homogénéité du groupe, qui sera davantage à l’écoute puisqu’il se sentira impliqué et concerné.
