Dans le cadre professionnel, mais aussi personnel, il est courant d’échanger des fichiers, photos ou documents. Mais comment s’assurer qu’ils ne tombent pas dans des mains malveillantes pendant ces partages d’informations ?
Préparer l’envoi et la réception d’un fichier
Rien de plus simple que d’envoyer ou de faire suivre un fichier de nos jours. Oui, mais voilà : certains documents reçus peuvent contenir des virus informatiques qui déposent un cheval de Troie dans votre ordinateur et permettent à des pirates d’usurper vos codes d’accès ou votre identité web.
Pour vous prévenir de ces importuns, il faut avant tout assurer sa cybersécurité et installer un antivirus fiable qui analysera vos documents lors du téléchargement. Certaines plateformes de partage ont un antivirus inclus, tout comme elles ont un protocole HTTPS de cryptage qui, lors de l’envoi, encode votre document afin qu’il ne soit lisible que par le ou les destinataires choisis.
Choisir son outil de partage
Envoyer un document confidentiel n’a jamais été aussi facile avec la multitude d’applications de partage de fichiers qui existe. Pour s’orienter dans son choix, il faut savoir que la plupart de ces applications sont destinées à l’utilisation personnelle.
Si elles ont des systèmes de sécurité, ils ne seront pas aussi performants que les versions professionnelles. Néanmoins, ces services sont généralement gratuits et n’ont pas besoin de compte utilisateur, ce qui les rend peu contraignants et simples d’utilisation.
Certaines plateformes peuvent être utilisées pour communiquer au sein d’un groupe de destinataires et sont généralement accompagnées d’un outil de correction de document. D’autres ne sont que des transmetteurs qui permettent d’envoyer un ou des documents à plusieurs destinataires à la fois.
Dans tous les cas, assurez-vous que votre plateforme possède la norme de réglementation des données RGPD qui garantit la confidentialité de vos informations.
Contrôler votre fichier après envoi
Savoir qui reçoit, ouvre et modifie vos documents, c’est tout à fait possible avec les applications de partage. Vous pouvez également opter pour un transfert de fichier sécurisé en lecture seule. Votre document ne pourra pas être modifié par les destinataires.
Si vous souhaitez faire un travail collectif sur un fichier et que vous craignez pour sa sécurité, vous pouvez également adjoindre un mot de passe pour activer sa lecture. Il faudra néanmoins transmettre ce dernier de façon confidentielle au destinataire.
Enfin, après l’envoi de fichiers, ceux-ci peuvent être stockés dans une base de données de votre plateforme. Certaines applications font ces sauvegardes systématiquement, pour pallier le risque d’un endommagement de votre fichier, mais vérifiez toujours qu’elles soient soumises aux RGPD afin que vos données ne soient pas utilisées à des fins commerciales.
