L’inventaire d’une entreprise permet de détailler et d’estimer les stocks et les encours. Il comprend ainsi une liste complète des éléments composant les stocks et l’évaluation des existants réels. L’inventaire comporte également des éléments présentés par groupe de marchandises, matières et produits conformément à la classification des comptes. Voyons comment faire un inventaire. Mais avant cela, nous allons voir en quoi cette étape est nécessaire.
Est-il obligatoire de faire un inventaire ?
Si un chef d’entreprise a décidé de ne pas faire un inventaire ou a omis de le faire, il ne pourra pas réaliser ses comptes annuels. En effet, toute entreprise œuvrant dans les secteurs marchands non agricoles est dans l’obligation de réaliser un inventaire. Celui-ci doit être effectué avant le 31 décembre et consigné dans un livre d’inventaire qui doit être obligatoirement joint au bilan comptable. Chaque chef d’entreprise doit présenter ce livre à toute réquisition d’administration. Sinon, il peut être lourdement sanctionné.
En cas de non-inventaire, le chef d’entreprise ne pourra pas déposer ses comptes annuels auprès du tribunal de commerce. Par conséquent, il peut être soumis à une amende pouvant aller jusqu’à 9000 €. Étant donné que l’élaboration de ce livre est obligatoire pour la plupart des entreprises, il importe de savoir comment faire un inventaire.
L’inventaire des stocks pour mettre en avant la valeur patrimoine d’une entreprise
Faire un inventaire est aussi important car le livre d’inventaire est un gage de professionnalisme et prouve la bonne évaluation de l’existence et de la valeur patrimoine de l’entreprise. D’une manière générale, un inventaire comprend l’aspect comptable c’est-à-dire les dettes, les créances, les biens mobiliers et immobiliers. À cela s’ajoutent les éléments physiquement présents et stockés dans les locaux de l’entreprise. Cela inclut entre autres les biens en cours de production, les biens finis, les prêts à la consommation, les consommables, les carburants, les papeteries, etc. Y sont également inclus toutes les matières premières et tout ce qui permet de produire.
Lors de la réalisation d’un inventaire, il est nécessaire de présenter tout ce que l’administration fiscale pourrait vous demander. À cet effet, il importe de bien contrôler son existence, son appartenance, sa qualité et son niveau de rotation.
Les autres avantages de l’inventaire de stocks
Le gain de productivité fait également partie des avantages de l’inventaire des stocks bien exécuté. En effet, cette opération peut demander beaucoup de temps. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de bien le préparer et de le mener avec le plus de rigueur possible. Ce qui permet également d’éviter les erreurs pouvant rallonger son délai de réalisation. Dans ce sens, il est plus judicieux d’informatiser sa structure.
Le recours à un inventaire est aussi bénéfique dans le cadre où il permet d’optimiser votre trésorerie. En effet, en passant par cette étape, vous allez pouvoir fixer la valeur du stock présent au sein de l’entreprise et vérifier si aucune marchandise ne manque. En d’autres termes, faire un inventaire vous permet de constater s’il y a eu perte ou vol et de contrôler une éventuelle erreur de gestion.
Les méthodes pour faire un inventaire
Peu importe la méthode que vous utilisez pour faire un inventaire, la finalité reste la même. Cette opération a pour objectif de dénombrer des éléments physiques dans son stock. De ce fait, il est donc important de mettre en place une bonne organisation.
L’établissement d’une procédure interne
Destinée spécialement aux nouveaux collaborateurs et aux externes, la procédure interne sert à détailler à la fois les difficultés d’exécution de l’inventaire et les solutions possibles. En outre, elle doit être établie de manière à fixer certains points tels que le programme de réalisation, le nombre idéal de personnes par équipe de comptages, le formulaire de comptage, les zones de stockage, etc.
Avant l’opération de stockage, il est nécessaire d’organiser les stocks, pour faciliter la tâche des équipes de comptages. Aussi, il est important d’étiqueter les articles. Pour ce faire, les produits abîmés doivent être entreposés dans une zone spécialement dédiée à cet effet.
Le recensement des marchandises
Pour assurer la réussite de votre inventaire, le recensement des marchandises doit être réalisé de façon efficace. Pour ce faire, il faut bien noter les références et les codes de chaque article. Un double comptage est vivement recommandé, d’où l’intérêt de procéder par des équipes de deux personnes. La fiche de comptage ne sera transmise au chef d’équipe que lorsque les résultats des inventaires sont identiques ou après deuxième tour de comptage.
Pendant la période des inventaires, l’activité de l’entreprise est interrompue. De ce fait, il est important de prendre en compte l’effet de la saisonnalité et d’organiser les inventaires pendant les périodes de moindre activité. Ceci afin de limiter leur impact sur l’activité de l’entrepôt. Comme cette opération paralyse l’activité des entrées et des sorties de stocks, il ne faut pas oublier d’en informer les fournisseurs et les clients.
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