En entreprise, le stockage et le partage de documents est un véritable enjeu. La dématérialisation simplifie en effet les échanges de documents, même si les dispositions de conservation légale de documents n’ont pas changé. Rendre accessible à tous les collaborateurs les documents de l’entreprise et archiver les pièces susceptibles de servir de preuves juridiques sont un véritable enjeu pour les entreprises. Guide Mode Emploi fait le point sur ce stockage et partage des documents.
Pourquoi numériser des documents papiers ?
La numérisation de documents a l’avantage de faire une économie de place très importante au sein de l’entreprise. Cela permet également de conserver des documents importants en bon état plus longtemps. Cet archivage électronique de documents peut être utile dans le cadre d’actions en justice.
Du contrat de travail à la facture fournisseur en passant par les bons de commande, tous les documents peuvent ainsi être numérisés. Les entreprises se dirigent donc de plus en plus vers le tout digital.
Ces documents dématérialisés sont ensuite intégrés dans un système d’archivage électronique. Il existe deux grands types de classement des documents numérisés : l’indexation par type (système de méta-données) et l’indexation par mots clés (système de recensement par termes).
La dématérialisation permet d’effectuer des transactions plus sécurisées et de raccourcir les délais de paiement.
La dématérialisation de documents à la portée de tous
De nos jours, la simplification des outils et l’émergence des outils pensés pour les besoins des PME mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises.
Il existe deux modes de stockage des documents numérisés :
Stockage chez un prestataire : certaines société sont ne effet spécialisées dans le stockage et le partage de documents. Ces société proposent bien souvent des offres qui incluent les solutions GED (Gestion Electronique des Documents) pour classer les informations, la signature électronique afin d’authentifier les factures ou encore des scanners qui sont capables de numériser et d’analyser des documents. Ces prestataires proposent donc de l’espace de stockage mais également des services de sécurité. Elles certifient en effet l’authenticité des documents et permettent ainsi l’horodatage, la signature électronique des documents et leur traçabilité.
Stockage en interne : cette solution de stockage est intéressante si l’entreprise n’a pas une quantité importante de documents à stocker et à partager. L’entreprise met alors en place un serveur sur lequel sont stockés les fichiers. Ce serveur peut, grâce à Internet, être accessible de l’extérieur. Il est généralement sécurisé, afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder.
